定款を紛失した場合の対処法

定款を紛失した場合の対処法

定款は会社目的や組織、業務などについて基本的なルールを定めたもの、いわば会社の憲法です。
定款は法律(会社法第31条 定款の備置き及び閲覧等)によって本店及び支店に備え置くことが義務付けられており、会社の営業時間内に株主や債権者から閲覧等の請求があれば、これに応じなければなりません。
また、取引先や金融機関等から定款の提出を求められることがありますが、その際に「定款がどこにあるかわかりません」では会社の信用問題につながりかねません。
では、万が一定款を紛失してしまった場合、どうしたらよいのでしょうか?以下に定款を紛失してしまった場合の対処法を解説していきます。

設立登記を行った法務局に登記申請書の閲覧を申請する(会社設立後5年以内の場合)

登記申請書及びその附属書類(定款等の添付書類)は、利害関係を有する者がその事由を示して、利害関係及びその事由が相当な場合にのみ閲覧できることとなっています。
なお、登記申請書及びその附属書類の保存期間は5年となっており、保存期間を経過したものは既に廃棄されていることから閲覧できませんので注意が必要です。

公証役場に定款謄本の交付請求をする(会社設立後20年以内の場合)

会社設立時に定款認証を受けた公証役場がどこか分かる場合、公証役場で保存する定款及びその附属書類の謄本の請求をすることができます。(手数料は1枚につき250円です。)
なお、定款の保存期間は、公証人法施行規則により原則20年と定められています。

「同一情報の提供」の請求手続きをする(電子定款で認証を受けた場合)

会社設立時に手続きを司法書士などの専門家に依頼し、電子定款で認証を受けた場合、電子認証制度のオンラインシステムで「同一情報の提供」を請求(認証された電子文書又は確定日付が付与された電子文書の謄本を請求)することができます。
詳しくは設立手続きを依頼した専門家にお問い合わせください。

※上述の方法で請求できる定款は原始定款(会社の設立の際に作成した定款)です。したがって、確認ができるのは設立時の内容のみであるため、定款の変更や変更登記手続きをしている場合は注意が必要です。

定款を再作成する

まず、最新の登記事項証明書(履歴事項全部証明書)を入手し、登記事項を確認します。また、設立当初から定款内容に変更があった場合は、過去の株主総会議事録等も確認します。そして、それらの内容を基に定款を再作成し、株主総会の承認を受けます。